Hoewel de wettelijke basis daartoe in veel gevallen ontbreekt, kunt u op grond van de nieuwe maatregelen worden beboet als er te veel mensen bij elkaar zijn en op korte termijn zal de overheid zelfs het dragen van een mondkapje gaan verplichten. U kunt het daar mee eens zijn of niet, maar in geval van overtreding loopt u wel risico op sancties, variërend van boete tot bedrijfssluiting, of aansprakelijkstelling door werknemers. Hoe kunt u als ondernemer voorkómen dat u moet opdraaien voor het gedrag van werknemers en bezoekers?

Werknemers
Iedere werkgever is wettelijk verplicht om te zorgen voor een veilige werkomgeving voor zijn werknemers. Dat geldt niet alleen voor gevaarlijke stoffen en machines, maar ook voor andere gezondheidsrisico’s waaronder het coronavirus.

Van een aantal maatregelen is duidelijk dat de werkgever die mag nemen, zoals het plaatsen van spatschermen, waarschuwingsstickers en pompjes met desinfectiemiddel. Maar hoe zit dat met het dragen van een mondkapje en het beïnvloeden van het gedrag van werknemers?

Ik ben nog geen arbeidsovereenkomst of personeelsreglement tegen gekomen waar in staat dat het de werknemer verboden is om zich binnen anderhalve meter afstand van klanten en collega’s te begeven of met meerdere personen bij de koffieautomaat of in de lift te staan en dat hij verplicht een mondkapje moet dragen en zijn handen constant moet ontsmetten.

Als daarover nog geen regels zijn gesteld, kunt u als werkgever gebruik maken van uw instructierecht. Dat is het algemene recht dat een werkgever heeft om -binnen redelijke grenzen- zijn personeel instructies te geven. Hoewel men dat tegenwoordig uit het oog lijkt te verliezen, is de werkgever nog steeds ‘de baas’ en betaalt hij zijn werknemers om te doen wat hij hen opdraagt. De werknemer is op grond van dit instructierecht verplicht om aan die instructies gehoor te geven, tenzij dat onredelijke instructies zijn. 

Om nakoming van de instructies af te dwingen mag de werkgever een sanctiebeleid voeren, mits de sanctie in redelijke verhouding staat tot de ernst van de overtreding. Een ontslag op staande voet bij een eerste overtreding zal doorgaans niet op warm applaus van de kantonrechter kunnen rekenen. Zeker niet als de regels niet duidelijk genoeg zijn, de werknemer niet bewijsbaar op de regel is gewezen of er niet consequent wordt gehandhaafd. U kunt een stappenplan opstellen: bijvoorbeeld de eerste keer een formele waarschuwing, dan verbeurte van een boete (als die in het contract of het reglement staat) en dan ontslag op staande voet.

Omdat werknemers doorgaans alleen de voor hen positieve zaken plegen te onthouden kunt u ze beter laten tekenen voor ontvangst van de instructies en die handtekening in het personeelsdossier bewaren.

Grotere werkgevers moeten niet vergeten om de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging bij het besluit te betrekken. Die moet daar namelijk mee instemmen.

Tot slot moet u de instructies streng handhaven om te voorkomen dat een betrapte werknemer naar andere overtredingen verwijst om te betogen dat hij er van uit mocht gaan dat het allemaal niet zo serieus was.

Opdrachtnemers
Als opdrachtgever van bijvoorbeeld een zzp-er, onderaannemer of toeleverancier heeft u ook een instructierecht. Veel contracten en algemene voorwaarden voorzien in de mogelijkheid om aan de opdrachtnemer instructies te geven met betrekking tot de uitvoering van de werkzaamheden en de aanwezigheid op het bedrijfsterrein of in de kantoren van de opdrachtgever.

Het is verstandig om die instructies aan de betreffende leverancier te mailen en een ontvangstbevestiging te vragen.

Klanten en bezoekers
Klanten en bezoekers (of leveranciers met wie u daarover niets heeft afgesproken) kunt u met een bordje bij de ingang er op wijzen dat u huisregels hanteert en welke dat zijn. Veel horeca- en winkelbedrijven maken al gebruik van huisregels, die juridisch gezien als algemene voorwaarden hebben te gelden. Als een bezoeker uw regels niet respecteert, kunt u hem daarop aanspreken en -als hij na waarschuwing weigert aan de regels te voldoen- wegsturen.

De huisregels moeten worden opgehangen op plaatsen waar ze goed zichtbaar zijn voor de bezoekers en moeten inhoudelijk duidelijk zijn. U kunt ze ook meesturen met de opdrachtbevestiging of ter beschikking stellen bij binnenkomst, bijvoorbeeld bij de desinfectiepaal.

Omdat uw werknemers de huisregels namens u moeten handhaven, moeten zij de regels kennen en weten wat ze moeten doen als deze overtreden worden.

Heeft u hulp nodig bij het opstellen van regels of het van toepassing verklaren daarvan? Neem dan contact op met uw advocaat.

mr. Menno de Neef