Voorheen moest de schuldeiser bewijzen dat hij meer had gedaan dan het versturen van enkele betalingsherinneringen, voordat hij zijn kosten vergoed kreeg. Omdat iedere rechter dat anders uitlegde, ontstond rechtsonzekerheid. In 2012 zijn de regels voor de vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten daarom veranderd.

Als de schuldeiser een consument aanmaant, moet hij hem 14 dagen de tijd geven om alsnog te betalen, zonder kosten te zijn verschuldigd. In die brief (de 14-dagen brief) moet het exacte bedrag van de kosten worden vermeld. Dit is afhankelijk van de hoogte van de vordering (minimaal € 40, maximaal € 6.775). Deze bedragen staan vast en daarvan mag contractueel niet in het nadeel van de consument worden afgeweken. Als betaling na die 14 dagen uitblijft dan heeft de schuldeiser recht op vergoeding van die kosten.

Een kantonrechter vroeg zich af of dit wel redelijk is voor het versturen van één brief en of er niet eerst nog meer inspanningen verricht moesten worden, voordat de kosten toegewezen konden worden. De Hoge Raad heeft hierin op 13 juni 2014 duidelijkheid verschaft: de vergoeding is ook verschuldigd als na het versturen die 14-dagen brief verder niets meer gedaan is.

De schuldeiser moet in een procedure wel kunnen bewijzen dat er niet op tijd is betaald en dat de debiteur de 14-dagen brief met het juiste bedrag ook daadwerkelijk heeft ontvangen. Die moet dus aangetekend worden verstuurd. Als de schuldeiser dat bewijs levert dan moet de rechter het volledige bedrag toewijzen, waarbij hij het niet uit billijkheidsoverwegingen mag matigen.

Maar hoe zit dat nou als de debiteur geen consument is, maar een ondernemer? Dan mag je hogere bedragen overeenkomen en hoeft de schuldeiser geen 14-dagen brief te sturen. De schuldeiser zal dan wel moeten bewijzen dat hij daadwerkelijk inspanningen heeft verricht om de vordering zonder gerechtelijke procedure betaald te krijgen. Dus meer dan een paar herinneringen. Ook daarvan zal je bewijsstukken moeten overleggen.

Hieruit blijkt maar weer dat het bijhouden van een goed dossier loont, ook als je je verplichtingen al netjes bent nagekomen. Als je wilt weten hoe je die 14-dagen brief moet formuleren en hoe je de bedragen zelf kunt berekenen, bel dan je advocaat. Ons kantoor rekent daar niets voor.